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¿Cómo se enfrentan las pequeñas startups al GDPR?

Crear una empresa desde cero no es tarea fácil y añadir el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos a la mezcla puede parecer una sobrecarga de objetivos.

Sin embargo, no hay que temer: estás sacando una nueva empresa al mercado en el momento justo, cuando se trata de la privacidad de los datos.

Además, las nuevas normativas no son nada fuera de lo común, y el GDPR simplemente centra la atención en cómo gestionar los datos de los clientes de forma profesional, algo que, en última instancia, le ayudará a generar confianza con sus clientes y a mejorar la reputación de su empresa. Es realmente un beneficio para todos.

Este artículo examina cómo las nuevas empresas pueden enfrentarse al GDPR. Explica por qué tienen una ventaja sobre sus competidores más veteranos a la hora de implantar sistemas, antes de repasar algunos consejos para cumplir los requisitos del GDPR.

¿Qué ventajas tienen las startups con el GDPR?

El RGPD obliga a la "privacidad por diseño"; esto significa que cada parte de una empresa -desde lo que se vende hasta cada proceso que se lleva a cabo- se establece en torno al principio fundamental de proteger los datos personales de los residentes de la UE.

Lo más importante es que el RGPD se aplica a todos los datos personales, ya estén en correos electrónicos, hojas de cálculo, en la nube o en forma física.

Como puede imaginarse, se trata de un verdadero cambio radical en el mundo de los negocios, ya que significa que las empresas deben realizar cambios en todos los aspectos de sus operaciones. Si no lo hacen, se arriesgan a recibir una multa por el GDPR de hasta 20 millones de euros o el 4% de sus ingresos globales anuales del ejercicio anterior, lo que sea mayor.

Hay que reconocer que el cumplimiento de las normas del RGPD ha sido un verdadero quebradero de cabeza para muchas empresas, con los departamentos de marketing asumiendo la mayor parte de esta responsabilidad.

Pero las nuevas empresas tienen una ventaja real sobre las empresas más antiguas y establecidas. Pueden construir e implementar prácticas que cumplan con el GDPR en su modelo de negocio desde el principio, algo que es mucho más fácil que tener que derribar formas de trabajo establecidas desde hace tiempo y empezar de nuevo desde cero.

¿Es diferente el cumplimiento del GDPR para las startups?

En general, las normas del RGPD sobre la privacidad de los datos se aplican por igual a cualquier empresa que tenga datos de residentes en la UE.

Sin embargo, hay algunas exenciones menores para las startups que podrían facilitarle las cosas.

En primer lugar, las empresas con menos de 250 empleados están exentas de la obligación de mantener un inventario de datos o un registro de tratamiento de datos, a menos que traten datos personales de "categoría especial", es decir, datos personales sensibles como la raza, la sexualidad y los datos genéticos.

En segundo lugar, las startups no suelen necesitar nombrar a un delegado de protección de datos, ya que normalmente no procesan suficientes datos personales como para necesitar uno según la normativa del GDPR. Sin embargo, debería investigar más a fondo para ver si necesita uno o no.

¿Cómo pueden las startups cumplir con los requisitos del GDPR?

El cumplimiento del GDPR es un proceso detallado que necesitará atención a largo plazo. Hemos publicado información detallada en otro lugar que explica cómo puede hacer que su organización esté preparada para el GDPR.

Sin embargo, como introducción general, necesitará promulgar políticas y procesos en las siguientes áreas:

Transparencia

Las startups deben explicar claramente a la gente qué datos recogen y durante cuánto tiempo se utilizarán.

Y, lo que es más importante, deben tener una "base legal" para ello. Y si esta base legal es el consentimiento -como lo es en muchos casos, pero no en todos-, es esencial mantener un registro detallado de esto en cada paso.

Esto incluye la recopilación de todo, desde las cookies del sitio web y las direcciones IP hasta los correos electrónicos y la transferencia de datos a cualquier software de terceros que pueda estar utilizando.

Lo más importante es que las personas puedan excluirse en cualquier momento.

Protección de los datos personales

En esencia, el RGPD obliga a las empresas a cuidar de los datos personales que poseen sobre las personas, lo que significa que la seguridad ocupa un lugar central.

Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que utilizan las medidas de seguridad más modernas disponibles para evitar que los datos sean pirateados.

Además, deben limitar el acceso a los datos personales por parte de los empleados al personal autorizado, y poner en marcha procesos que garanticen la seguridad de los datos personales en cualquier dispositivo o plataforma que utilicen los empleados.

Informar de las filtraciones

En caso de que se produzca una filtración de datos, las empresas deben disponer de sistemas para limitar la filtración de datos personales.

Las empresas también deben informar de que se ha producido una filtración a la autoridad de protección de datos de su país en un plazo de 72 horas desde el suceso.

Este informe debe incluir información sobre los datos exactos que se han filtrado, quiénes se han visto afectados exactamente y qué medidas se están tomando para mantener la filtración al mínimo.

Garantizar el cumplimiento por parte de terceros

Según las normas del GDPR, las startups son responsables de cómo los datos personales que recopilan son tratados por cualquier tercero con el que trabajen, lo que incluye a proveedores y contratistas, así como cualquier software que utilicen.

Por lo tanto, si utiliza Google Analytics, por ejemplo, usted es responsable de lo que hacen con esta información personal, y la mejor práctica en este caso sería insistir en que los terceros rellenen una lista de verificación exhaustiva del GDPR, y que firmen acuerdos que especifiquen su cumplimiento de la ley de privacidad de datos.

Además, hay que tener en cuenta si los datos personales se transfieren fuera de la UE, ya que las leyes de protección de datos en otros lugares del mundo no cumplen las normas del GDPR.

El cumplimiento del GDPR comienza ahora

Como empresa emergente, no hay mejor momento para que su negocio se ponga al día con los requisitos del GDPR.

Es más, descuidar el GDPR en esta fase temprana de la vida de su empresa tendrá graves consecuencias en el futuro, especialmente cuando llegue a la fase en la que quiera expandirse al mercado internacional.

Y si quiere iniciar este proceso ahora, hemos creado una lista de comprobación gratuita sobre el cumplimiento del RGPD para que pueda avanzar en la dirección correcta.