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Comment les petites entreprises font-elles face au GDPR ?

Créer une entreprise à partir de rien n'est pas une tâche facile et ajouter le respect des lois sur la confidentialité des données dans le mélange peut sembler une surcharge d'objectifs.

Mais n'ayez crainte : vous lancez une nouvelle entreprise sur le marché au bon moment, en ce qui concerne la confidentialité des données.

En outre, les nouvelles réglementations n'ont rien d'exceptionnel et le GDPR attire simplement l'attention sur la manière dont vous gérez les données des clients de manière professionnelle, ce qui vous aidera à renforcer la confiance de vos clients et à améliorer la réputation de votre entreprise. C'est vraiment une situation gagnant-gagnant.

Cet article examine comment les jeunes entreprises peuvent faire face au GDPR. Il explique pourquoi elles ont un avantage sur leurs concurrents plus anciens lorsqu'il s'agit de mettre en place des systèmes, avant de donner quelques conseils pour répondre aux exigences du GDPR.

Quels sont les avantages des startups face au GDPR ?

Le GDPR impose le respect de la vie privée dès la conception, ce qui signifie que chaque élément de l'entreprise, qu'il s'agisse de ce que vous vendez ou des processus que vous mettez en place, doit s'articuler autour du principe fondamental de la protection des données personnelles des résidents de l'UE.

Le GDPR s'applique à toutes les données personnelles, qu'elles se trouvent dans des courriels, des feuilles de calcul, sur le cloud ou sous forme physique.

Comme vous pouvez l'imaginer, il s'agit d'un véritable bouleversement dans le monde des affaires, car cela signifie que les entreprises doivent apporter des changements à chaque aspect de leurs opérations. Sinon, vous risquez d'être frappé d'une amende GDPR pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % de votre chiffre d'affaires annuel mondial de l'exercice précédent - le montant le plus élevé étant retenu.

Il est vrai que le respect des normes GDPR a été un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises, les départements marketing devant assumer la majeure partie de cette responsabilité.

Mais les startups ont un réel avantage sur les entreprises plus anciennes et plus établies. Elles peuvent construire et mettre en œuvre des pratiques conformes au GDPR dans leur modèle d'entreprise dès le début - ce qui est bien plus facile que de devoir démolir des méthodes de travail établies de longue date et de repartir de zéro.

La conformité au GDPR est-elle différente pour les startups ?

En général, les règles du GDPR sur la confidentialité des données s'appliquent de la même manière à toute entreprise qui détient des données sur les résidents de l'UE.

Cependant, il existe quelques exemptions mineures pour les startups qui pourraient vous faciliter un peu les choses.

Premièrement, les entreprises de moins de 250 employés sont exemptées de l'obligation de tenir un inventaire des données ou un registre du traitement des données - sauf si elles traitent des données personnelles de "catégorie spéciale", c'est-à-dire des données personnelles sensibles comme la race, la sexualité et les données génétiques.

Deuxièmement, les startups n'ont généralement pas besoin de nommer un délégué à la protection des données, car elles ne traitent normalement pas assez de données personnelles pour en avoir besoin conformément à la réglementation GDPR. Cependant, vous devriez quand même enquêter davantage pour voir si vous en avez besoin ou non.

Comment les startups peuvent-elles satisfaire aux exigences du GDPR ?

La conformité au GDPR est un processus détaillé qui nécessitera de l'attention sur le long terme. Nous avons publié ailleurs des informations détaillées qui expliquent comment rendre votre organisation prête pour le GDPR.

Toutefois, à titre d'introduction générale, vous devrez adopter des politiques et des processus dans les domaines suivants :

Transparence

Les startups doivent expliquer clairement aux gens quelles données elles collectent et combien de temps elles seront utilisées.

Il est important de noter qu'elles doivent également avoir une "base légale" pour cela. Et si cette base légale est le consentement - comme c'est le cas dans la plupart des cas, mais pas tous - il est essentiel que vous conserviez un enregistrement détaillé de ce consentement à chaque étape.

Cela inclut la collecte de tous les éléments, des cookies aux adresses IP, en passant par les courriers électroniques et le transfert de données vers tout logiciel tiers que vous pourriez utiliser.

Il est essentiel que les personnes puissent se désengager à tout moment.

Protection des données personnelles

Le GDPR oblige les entreprises à s'occuper de toutes les données personnelles qu'elles détiennent sur des personnes, ce qui signifie que la sécurité occupe une place centrale.

À ce titre, les startups doivent s'assurer qu'elles utilisent les mesures de sécurité les plus récentes disponibles pour empêcher le piratage des données.

En outre, elles doivent limiter l'accès aux données personnelles par les employés au personnel autorisé, et mettre en place des processus qui garantissent que les données personnelles sont sécurisées sur tous les appareils ou plateformes utilisés par les employés.

Signaler les violations

En cas de violation des données, les startups doivent mettre en place des systèmes pour limiter la fuite des données personnelles.

Les entreprises doivent également signaler qu'une violation a eu lieu à l'autorité de protection des données de leur pays dans les 72 heures suivant l'événement.

Ce rapport doit contenir des informations sur les données exactes qui ont été divulguées, sur les personnes affectées et sur les mesures prises pour limiter la fuite.

Assurer la conformité des tiers

En vertu des règles du GDPR, les startups sont responsables de la manière dont les données personnelles qu'elles collectent sont traitées par tous les tiers avec lesquels elles travaillent - cela inclut les fournisseurs et les sous-traitants, ainsi que tout logiciel que vous utilisez.

Ainsi, si vous utilisez Google Analytics par exemple, vous êtes responsable de ce qu'ils font avec ces informations personnelles, et la meilleure pratique ici serait d'insister pour que les tiers remplissent une liste de contrôle GDPR complète, et de signer des accords qui spécifient leur conformité avec la loi sur la confidentialité des données.

En outre, vous devez examiner si des données personnelles sont transférées en dehors de l'UE, car les lois sur la protection des données ailleurs dans le monde ne répondent pas aux normes du GDPR.

La conformité au GDPR commence maintenant

En tant que startup, il n'y a pas de meilleur moment pour que votre entreprise se mette au diapason des exigences du GDPR.

De plus, négliger le GDPR à ce stade précoce de la vie de votre entreprise aura de graves conséquences à l'avenir - notamment lorsque vous arriverez au stade où vous voudrez vous développer sur le marché international.

Et si vous souhaitez entamer ce processus dès maintenant, nous avons créé une liste de contrôle gratuite de la conformité au GDPR pour vous faire avancer dans la bonne direction.