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Como as pequenas Startups lidam com o GDPR?

Construir um negócio a partir do zero não é tarefa fácil e acrescentar aderência às leis de privacidade de dados à mistura pode parecer uma sobrecarga objectiva.

Mas não tema - você está trazendo uma nova empresa para o mercado na hora certa, quando se trata de privacidade de dados.

Além disso, novas regulamentações não são nada fora do comum, e a GDPR simplesmente foca a mente em como você gerencia os dados dos clientes profissionalmente - algo que, em última análise, o ajudará a construir confiança com seus clientes e a melhorar a reputação da sua empresa. É realmente uma vitória para todos.

Este artigo vai analisar como os startups podem lidar com o GDPR. Ele explica porque eles têm uma vantagem sobre os concorrentes de mais longo prazo quando se trata de colocar os sistemas no lugar, antes de passar por algumas dicas para atender aos requisitos da GDPR.

Que Vantagens as Startups Têm com a GDPR?

A GDPR obriga a "privacidade por projeto"; o que isso significa é que cada parte de uma empresa - desde o que você vende até cada processo que você tem em funcionamento - é criada em torno do princípio fundamental de proteger os dados pessoais dos residentes da UE.

É fundamental que a GDPR se aplique a todos os dados pessoais - quer seja em e-mails, folhas de cálculo, na nuvem ou na forma física.

Como você pode imaginar, esta é uma verdadeira mudança radical no mundo dos negócios, pois significa que as empresas devem fazer mudanças em todos os aspectos de suas operações. Caso contrário, você corre o risco de ser atingido por uma multa GDPR de até 20 milhões de euros ou 4% da sua receita global anual do exercício financeiro anterior - o que for maior.

O cumprimento das normas da GDPR tem sido reconhecidamente uma verdadeira dor de cabeça para muitas empresas, com os departamentos de marketing a assumirem a maior parte desta responsabilidade.

Mas as start-ups têm uma vantagem real sobre as empresas mais antigas e mais estabelecidas. Elas podem construir e implementar práticas compatíveis com o GDPR em seu modelo de negócios desde o início - algo que é muito mais fácil do que ter que derrubar formas de trabalho há muito estabelecidas e recomeçar do zero.

A conformidade com a GDPR é diferente para Startups?

Geralmente, as regras da GDPR sobre privacidade de dados aplicam-se igualmente a qualquer empresa que possua dados sobre residentes na UE.

No entanto, existem algumas pequenas isenções para startups que podem tornar as coisas um pouco mais fáceis para você.

Primeiro, empresas com menos de 250 empregados estão isentas da obrigação de manter um inventário de dados ou um registro de processamento de dados - a menos que estejam processando dados pessoais de "categoria especial" - ou seja, dados pessoais sensíveis como raça, sexualidade e dados genéticos.

Em segundo lugar, os startups normalmente não precisam de nomear um responsável pela protecção de dados, uma vez que normalmente não processam dados pessoais quase suficientes para requerer um, de acordo com os regulamentos da GDPR. Contudo, você ainda deve investigar mais para ver se precisa ou não de um.

Como as startups podem atender aos requisitos da GDPR?

A conformidade com a GDPR é um processo detalhado que precisará de atenção a longo prazo. Nós publicamos informações detalhadas em outros lugares que explicam como você pode preparar a sua organização para a GDPR.

Entretanto, como introdução geral, você precisará promulgar políticas e processos nas seguintes áreas:

Transparência

Startups precisam explicar claramente às pessoas quais dados eles coletam e por quanto tempo eles serão usados.

O importante é que eles também devem ter uma "base legal" para isso. E se essa base legal for o consentimento - como acontece em muitos casos, mas não em todos - então é essencial que você mantenha um registro detalhado disso a cada passo.

Isso inclui a coleta de tudo, desde cookies de sites e endereços IP até e-mails e a transferência de dados para qualquer software de terceiros que você possa estar usando.

É fundamental que as pessoas possam optar por não participar a qualquer momento.

Protecção de Dados Pessoais

No seu âmago, a GDPR obriga as empresas a cuidar de quaisquer dados pessoais que detenham sobre as pessoas - o que significa que a segurança assume um papel central.

Como tal, as startups precisam de garantir que estão a utilizar as medidas de segurança mais actualizadas disponíveis para evitar que os dados sejam pirateados.

Além disso, elas precisam limitar o acesso dos funcionários aos dados pessoais e iniciar processos que garantam a segurança dos dados pessoais em qualquer dispositivo ou plataforma utilizada pelos funcionários.

Comunicação de Infrações

No caso de uma quebra de dados, os startups precisam de ter sistemas instalados para limitar o vazamento de dados pessoais.

As empresas também precisam comunicar a ocorrência de uma violação à autoridade de proteção de dados do seu país no prazo de 72 horas após o evento.

Esse relatório precisa incluir informações sobre os dados exatos que vazaram, quem exatamente foi afetado e que medidas estão sendo tomadas para manter a violação a um nível mínimo.

Assegurar o cumprimento por parte de terceiros

Segundo as regras da GDPR, os startups são responsáveis pela forma como os dados pessoais que recolhem são tratados por quaisquer terceiros com quem trabalhem - isto inclui fornecedores e contratantes, bem como qualquer software que utilize.

Portanto, se você usar o Google Analytics, por exemplo, você é responsável pelo que eles fazem com essas informações pessoais, e a melhor prática aqui seria insistir que terceiros preencham uma lista de verificação abrangente da GDPR, e assinar acordos que especifiquem sua conformidade com a lei de privacidade de dados.

Além disso, você precisa considerar se algum dado pessoal está sendo transferido para fora da UE, uma vez que as leis de proteção de dados em outras partes do mundo não atendem aos padrões da GDPR.

A conformidade da GDPR começa agora

Como uma start-up, não há melhor altura para o seu negócio se adaptar às exigências da GDPR.

Além disso, negligenciar a GDPR nesta fase inicial da vida da sua empresa terá sérias consequências no futuro - particularmente quando chegar à fase em que pretende expandir-se para o mercado internacional.

E se você está procurando iniciar este processo agora, nós criamos uma lista de verificação de conformidade GDPR gratuita para colocá-lo na direção certa.