Cum se confruntă startup-urile mici cu GDPR-ul?

Construirea unei afaceri de la zero nu este o sarcină ușoară, iar dacă se adaugă respectarea legilor privind confidențialitatea datelor poate părea o supraîncărcare de obiective.

Totuși, nu vă temeți - aduceți o nouă companie pe piață exact la momentul potrivit, când vine vorba de confidențialitatea datelor.

În plus, noile reglementări nu sunt cu adevărat nimic ieșit din comun, iar GDPR nu face decât să concentreze atenția asupra modului în care gestionați datele clienților în mod profesionist - un lucru care, în cele din urmă, vă va ajuta să construiți încrederea clienților și să îmbunătățiți reputația companiei dvs. Este cu adevărat o situație în care toți câștigă.

Acest articol va analiza modul în care startup-urile pot face față GDPR. Acesta explică de ce acestea au un avantaj față de concurenții cu o vechime mai mare în ceea ce privește instituirea sistemelor, înainte de a trece în revistă câteva sfaturi pentru a îndeplini cerințele GDPR.

Ce avantaje au startup-urile cu GDPR?

GDPR obligă la "privacy by design"; ceea ce înseamnă că fiecare parte a unei companii - de la ceea ce vindeți până la fiecare proces pe care îl aveți în vigoare - este configurată în jurul principiului fundamental de a proteja datele personale ale rezidenților UE.

În mod esențial, GDPR se aplică tuturor datelor cu caracter personal - indiferent dacă acestea se află în e-mailuri, foi de calcul, în cloud sau în formă fizică.

După cum vă puteți imagina, aceasta este o adevărată schimbare radicală în lumea afacerilor, deoarece înseamnă că firmele trebuie să facă schimbări în fiecare aspect al operațiunilor lor. În caz contrar, riscați să fiți loviți de o amendă GDPR de până la 20 de milioane de euro sau de 4% din venitul global anual din exercițiul financiar precedent - oricare dintre acestea este mai mare.

Respectarea standardelor GDPR a fost, trebuie să recunoaștem, o adevărată bătaie de cap pentru multe întreprinderi, departamentele de marketing suportând cea mai mare parte a acestei responsabilități.

Dar startup-urile au un avantaj real față de companiile mai vechi, mai bine stabilite. Ele pot construi și implementa practici conforme cu GDPR în modelul lor de afaceri încă de la început - un lucru mult mai ușor decât să fie nevoite să demonteze moduri de lucru stabilite de mult timp și să o ia de la zero.

Este conformitatea cu GDPR diferită pentru startup-uri?

În general, normele GDPR privind confidențialitatea datelor se aplică în mod egal oricărei companii care deține date despre rezidenți ai UE.

Cu toate acestea, există câteva scutiri minore pentru startup-uri care ar putea face lucrurile mai ușoare pentru dvs.

În primul rând, companiile cu mai puțin de 250 de angajați sunt scutite de obligația de a ține un inventar al datelor sau o evidență a prelucrării datelor - cu excepția cazului în care prelucrează date cu caracter personal de "categorie specială" - adică date cu caracter personal sensibile, cum ar fi rasa, sexualitatea și datele genetice.

În al doilea rând, start-up-urile nu au nevoie, de obicei, să numească un responsabil cu protecția datelor, deoarece, în mod normal, nu prelucrează nici pe departe suficiente date cu caracter personal pentru a avea nevoie de unul, conform reglementărilor GDPR. Cu toate acestea, ar trebui totuși să investighezi în continuare pentru a vedea dacă ai nevoie de unul sau nu.

Cum pot startup-urile să îndeplinească cerințele GDPR?

Conformitatea cu GDPR este un proces detaliat care va necesita atenție pe termen lung. Am publicat în altă parte informații detaliate care explică modul în care vă puteți face organizația pregătită pentru GDPR.

Cu toate acestea, ca o introducere generală, va trebui să adoptați politici și procese în următoarele domenii:

Transparență

Startup-urile trebuie să le explice clar oamenilor ce date colectează și pentru cât timp vor fi folosite.

Este important faptul că trebuie să aibă și un "temei legal" pentru acest lucru. Iar dacă acest temei legal este consimțământul - așa cum este în multe cazuri, dar nu în toate - atunci este esențial să păstrați o evidență detaliată a acestuia la fiecare pas.

Acest lucru include colectarea a orice, de la cookie-urile de pe site-ul web și adresele IP până la e-mailuri și transferul de date către orice software terț pe care îl puteți utiliza.

În mod esențial, persoanele fizice trebuie să aibă posibilitatea de a renunța în orice moment.

Protejarea datelor cu caracter personal

În esența sa, GDPR obligă companiile să aibă grijă de toate datele personale pe care le dețin despre persoane - ceea ce înseamnă că securitatea ocupă un loc central.

Ca atare, startup-urile trebuie să se asigure că folosesc cele mai moderne măsuri de securitate disponibile pentru a preveni piratarea datelor.

În plus, acestea trebuie să limiteze accesul angajaților la datele personale la personalul autorizat și să inițieze procese care să asigure că datele personale sunt securizate pe orice dispozitiv sau platformă utilizată de angajați.

Raportarea încălcărilor

În cazul unei încălcări a securității datelor, startup-urile trebuie să dispună de sisteme care să limiteze scurgerea de date personale.

De asemenea, companiile trebuie să raporteze faptul că a avut loc o încălcare a legii către autoritatea de protecție a datelor din țara lor în termen de 72 de ore de la eveniment.

Acest raport trebuie să includă informații despre datele exacte care s-au scurs, cine anume a fost afectat și ce măsuri se iau pentru a reduce la minimum încălcarea.

Asigurați conformitatea terților

În conformitate cu normele GDPR, startup-urile sunt responsabile pentru modul în care datele cu caracter personal pe care le colectează sunt tratate de orice terți cu care lucrează - aceasta include furnizorii și contractorii, precum și orice software pe care îl utilizați.

Așadar, dacă folosiți Google Analytics, de exemplu, sunteți responsabil pentru ceea ce fac aceștia cu aceste informații personale, iar cea mai bună practică în acest caz ar fi să insistați ca terții să completeze o listă de verificare GDPR cuprinzătoare și să semneze acorduri care să specifice conformitatea lor cu legea privind confidențialitatea datelor.

În plus, trebuie să luați în considerare dacă datele cu caracter personal sunt transferate în afara UE, deoarece legile privind protecția datelor din alte părți ale lumii nu respectă standardele GDPR.

Conformitatea cu GDPR începe acum

În calitate de start-up, nu există un moment mai bun pentru ca afacerea dvs. să se familiarizeze cu cerințele GDPR.

Mai mult, neglijarea GDPR în acest stadiu timpuriu al vieții companiei dvs. va avea consecințe grave în viitor - în special atunci când veți ajunge la etapa în care doriți să vă extindeți pe piața internațională.

Iar dacă doriți să începeți acest proces acum, am creat o listă de verificare gratuită a conformității cu GDPR pentru a vă îndrepta în direcția corectă.